01Metodología · Análisis
Mapeamos tu proceso de venta antes de tocar una pantalla
Seis pasos, contigo delante, para que el CRM refleje cómo vendes de verdad y no una plantilla que sirva para cualquiera.
Es la primera fase del recorrido CRM adaptado a cómo vendes, y ocupa una sesión de trabajo de unas dos horas con tu equipo.
Los seis pasos de la sesión
Cómo vendes hoy
Cómo queda en Zoho
01Etapas actuales
Por dónde pasa hoy una oportunidad
Reconstruimos, en tus propias palabras, las etapas reales por las que pasa hoy una oportunidad, exista o no un sistema que las refleje.
Lo que te preguntamos
- ¿Qué pasó con el último cliente que cerraste, desde que supiste que existía hasta que firmó?
- ¿Hay algún paso que hagáis siempre, aunque no tenga nombre oficial?
Qué queda registrado: Una lista ordenada de etapas, en el lenguaje de tu equipo y todavía sin corregir.
02Criterios de paso
Qué tiene que ser verdad para avanzar
Para cada salto entre etapas definimos qué tiene que cumplirse para que la oportunidad avance. Sin ese criterio escrito, cada comercial mueve las oportunidades con un listón distinto y el embudo deja de medir nada.
Lo que te preguntamos
- ¿Cómo sabes que ya puedes mover esto a la siguiente fase?
- ¿Hay algo que siempre pides antes de avanzar: un documento, una confirmación, un presupuesto enviado?
Qué queda registrado: Un criterio por cada transición, que se convierte en una validación real dentro del CRM.
03Quién interviene
Quién actúa en cada etapa
Identificamos qué rol interviene en cada etapa, para que el CRM avise y asigne las tareas a quien corresponde en cada momento y no a una bandeja común que nadie mira.
Lo que te preguntamos
- ¿Quién mueve normalmente la oportunidad de esta etapa a la siguiente?
- ¿Interviene alguien de fuera del equipo comercial, como administración o dirección?
Qué queda registrado: El rol responsable de cada etapa, que es la base directa de las notificaciones automáticas.
04Puntos de fuga
Dónde se pierde el seguimiento
Localizamos dónde se pierde hoy información o seguimiento, a partir de ejemplos reales de oportunidades que se complicaron. Es el paso que más determina qué se automatiza después.
Lo que te preguntamos
- De esos ejemplos, ¿en qué etapa se quedó parado?
- ¿Por qué se quedó ahí, y por qué pasó eso a su vez?
Qué queda registrado: Una lista de puntos de fuga por etapa, que se convierten en propuestas de automatización.
05Qué se automatiza
Qué deja de hacerse a mano
Para cada punto de fuga y cada criterio de paso ya identificados, decidimos qué se encarga Zoho de hacer solo. Y también qué no: automatizar un proceso que todavía no está claro solo consigue equivocarse más rápido.
Lo que te preguntamos
- Si esto se resolviera solo, ¿qué tendría que ocurrir automáticamente?
- ¿Qué prioridad tiene esto frente a todo lo demás que hemos hablado?
Qué queda registrado: Una automatización propuesta por etapa, con su prioridad asignada.
06Validación en vivo
Lo confirmas antes de irte
Cerramos la sesión repasando en voz alta el diseño completo, para que quede confirmado antes de terminar la reunión y no por correo tres días después, cuando ya nadie recuerda por qué se decidió cada cosa.
Lo que te preguntamos
- ¿Cabe todo esto dentro de lo que hemos contratado?
- Si algo no cabe, ¿qué queda fuera y por qué?
Qué queda registrado: La ficha de proceso confirmada, lista para pasar a configuración.
02El entregable
Una ficha de proceso, rellenada durante la sesión
No es un resumen que se escribe días después. Se construye delante de ti, fila por fila, y es lo que pasa a configuración cuando terminamos.
| Etapa | Criterio de paso | Responsable | Automatización propuesta |
|---|---|---|---|
| Contacto inicial | Llamada registrada e interlocutor identificado | Comercial | Tarea de seguimiento a las 48 h si no hay respuesta |
| Propuesta enviada | Documento adjunto en la oportunidad | Comercial | Aviso a dirección comercial a los 5 días sin respuesta |
| … | … | … | … |
03Por qué así
En los proyectos que heredamos nos encontramos casi siempre lo mismo: un CRM que impone un proceso genérico en lugar de recoger el que el equipo ya sigue. El sistema se configura primero y se pregunta después, y el resultado es que nadie lo usa.
Por eso esta sesión va antes que cualquier configuración. Lo que sale de ella no es una plantilla: es tu propio proceso, con tus etapas y tus criterios, ya estructurado para entrar en Zoho CRM. El mismo método se aplica cuando lo que hay que ordenar es un circuito de tickets en Desk o de facturación en Books.
04Hablemos
¿Quieres ver cómo quedaría tu propio proceso?
Media hora de conversación y te decimos qué encaja en Zoho CRM, qué conviene automatizar y qué no merece la pena tocar. Sin compromiso.