Qué resuelve la integración
- Cada conversación con un cliente o lead queda registrada en su ficha, sin que el comercial la copie.
- Los recordatorios y las confirmaciones de cita se envían automáticamente.
- Cualquiera del equipo ve el historial completo del cliente, no solo quien tenía el móvil.
- Cuando un comercial se va, la conversación se queda en la empresa.
Qué necesitas antes de empezar
Para conectar WhatsApp con un CRM no basta con la aplicación del móvil. Hace falta la API de WhatsApp Business, que se contrata a través de un proveedor autorizado. Nosotros trabajamos con Woztell, integrado directamente en Zoho CRM.
- Un número de teléfono dedicado a la empresa.
- Un proveedor de la API de WhatsApp Business.
- Plantillas de mensaje aprobadas para los mensajes que envía la empresa por iniciativa propia, como recordatorios.
- El consentimiento del cliente para recibir mensajes por este canal.
- Una decisión interna: quién contesta, en qué horario y con qué criterio se reparte cada conversación.
Las tarifas dependen del proveedor y del tipo de mensaje, y cambian con el tiempo. Consulta siempre las vigentes con el proveedor antes de presupuestar.
Pasos para integrar WhatsApp con Zoho CRM
1. Dar de alta el número en la API
El número de la empresa se registra en la API de WhatsApp Business a través del proveedor, vinculado a la cuenta de Meta Business de la empresa. Ese número deja de usarse en la aplicación normal del móvil.
2. Conectar el proveedor con Zoho CRM
Con Woztell, la conexión se hace desde el propio Zoho CRM. A partir de ahí, las conversaciones se asocian al lead o al contacto por su número de teléfono.
3. Preparar las plantillas
Los mensajes que la empresa envía por iniciativa propia, como un recordatorio de cita, necesitan una plantilla aprobada por Meta. Se redactan y se envían a aprobación antes de activar cualquier automatización.
4. Decidir quién responde
Antes de abrir el canal se define quién contesta, en qué horario y cómo se reparte cada conversación entre el equipo. Sin esta decisión, la integración funciona pero nadie responde a tiempo.
5. Activar las automatizaciones y probar
Se configuran los envíos automáticos (recordatorios, confirmaciones, avisos) y se prueban con números internos antes de que lleguen a clientes reales.
Un ejemplo real: agenda de una asesoría fiscal
En Planificación Fiscal, los leads que llegan de Instagram y TikTok entran automáticamente en Zoho CRM y las citas de los consultores se gestionan con recordatorios y confirmaciones por WhatsApp, a través de Zoho Bookings. El despacho califica hoy cientos de leads al mes con la agenda automatizada.
Cómo lo planteamos en un proyecto
La integración de WhatsApp forma parte de la fase de automatización e integración del recorrido adaptado a cómo vendes y de los proyectos a medida, según explicamos en la metodología. Primero decidimos con el equipo qué mensajes salen solos y cuáles los escribe una persona, y después lo configuramos. El objetivo es el de siempre: que el dato se introduzca una sola vez.